Kasa fiskalna to urządzenie służące do zapisywania prowadzonych transakcji. Informacje na ich temat umieszczane są w tzw. pamięci fiskalnej. Jej pojemność jest ograniczona, lecz po zapełnieniu można wymienić ją na nową. Kiedy wymiana pamięci fiskalnej jest konieczna? Jak przebiega taka procedura? Jaki jest to koszt?
Pamięć fiskalna – co to jest?
Pamięcią fiskalną, a dokładnie modułem pamięci fiskalnej jest urządzenie w formie elektronicznego nośnika danych, które pozwala na jednokrotny zapis i wielokrotny odczyt informacji pod nadzorem oprogramowania kasy fiskalnej.
Charakterystyczną cechą pamięci fiskalnej jest jej niezmienny i nieusuwalny zapis. Informacje w pamięci mogą być zniszczone dopiero wraz z całym urządzeniem fiskalnym. Każda pamięć ma też swój unikatowy numer nadawany jej w trakcie produkcji.
W pamięci fiskalnej zapisują się dane o prowadzonych transakcjach sprzedaży, dlatego stanowi ona dowód ich zawarcia wraz z dokładną datą, godziną i minutą. Raport dobowy to moment zapisania obrotu z całego dnia do pamięci fiskalnej
Na jak długo wystarcza pamięć w kasie fiskalnej?
Przepisy wskazują, że kasa fiskalna powinna być wyposażona w pamięć fiskalną, która pozwala na przygotowanie minimum 1830 raportów fiskalnych dobowych. Oznacza to, że pamięć wypełni się po 5 latach codziennej sprzedaży wymagającej przygotowania raportu dobowego. Jeśli raporty będą przygotowywane częściej, pamięć zapełni się szybciej.
Gdy pamięć fiskalna wypełni się, wtedy wchodzi ona w stan „tylko do odczytu”. Nie można wówczas dodawać do niej kolejnych zapisów, czyli realizować transakcji sprzedaży.
Realizacja transakcji nie jest możliwa również w sytuacji, gdy pamięć fiskalna ulegnie uszkodzeniu lub pojawi się błąd weryfikacji. Wtedy kasa jest blokowana przez oprogramowanie.
Kiedy wymienić pamięć fiskalną w kasie?
Procedura wymiany pamięci fiskalnej w kasie przeprowadzana jest w trzech głównych przypadkach:
– zapełnienie całej pamięci fiskalnej,
– awaria lub uszkodzenie pamięci fiskalnej w kasie,
– zmiana numeru NIP firmy.
Wymiana pamięci fiskalnej dotyczy zarówno kas zwykłych, jak i kas on-line.
Zapełnienie pamięci fiskalnej – co dalej?
Kasa fiskalna z zapełnioną lub uszkodzoną pamięcią może być zastąpiona nową lub można wymienić tylko jej pamięć fiskalną. Jednak montaż nowej pamięci jest tylko o niewiele tańszy dla użytkownika.
W wymianie pamięci fiskalnej uczestniczą poniższe strony:
– użytkownik kasy fiskalnej,
– serwisant kasy posiadający właściwe uprawnienia,
– naczelnik urzędu skarbowego.
Zatem wtedy, kiedy wymiana pamięci fiskalnej jest konieczna, należy w pierwszej kolejności skontaktować się z serwisem kas fiskalnych wykonującym takie usługi.
Wymiana pamięci fiskalnej w kasie – krok po kroku
1. Odczyt pamięci fiskalnej
Początkowym krokiem, od którego rozpoczyna się wymiana pamięci fiskalnej, jest jej odczyt przy pomocy serwisanta.
Odczyt polega na przygotowaniu raportu fiskalnego rozliczeniowego albo łącznego raportu fiskalnego okresowego. Dokumenty te zawierają informacje ze wszystkich zapisanych w pamięci raportów dobowych.
W razie problemów z odczytem urządzenie fiskalne jest przekazywane do serwisu głównego. Jeżeli okaże się, że odczyt pamięci fiskalnej nadal nie jest możliwy, na przykład ze względu na uszkodzenie kasy, sporządzany jest protokół zdarzenia ze wskazaniem przyczyny. Protokół otrzymują użytkownik kasy i właściwy Urząd Skarbowy.
2. Sporządzenie protokołu odczytu zawartości pamięci fiskalnej
Po odczycie pamięci sporządzany jest protokół odczytu zawartości pamięci fiskalnej.
Protokół jest dowodem likwidacji pamięci fiskalnej. Przygotowuje się 3 egzemplarze, które otrzymują użytkownik, serwis i urząd skarbowy. Protokół wraz z raportem składa się w urzędzie skarbowym w terminie 5 dni od ich przygotowania.
Zmiany wprowadza się też w książce kasy rejestrującej, a dokładniej w tabeli „Zmiany miejsca użytkowania kasy, wymiana pamięci fiskalnej kasy, zmiany sposobu użytkowania kasy, opcje”. W rubryce zapisuje się rodzaj procedury, która akceptowana jest przez naczelnika urzędu skarbowego.
3. Wymiana pamięci fiskalnej na nową
Gdy użytkownik decyduje się na wymienienie pamięci fiskalnej zamiast kupowania nowej kasy, serwis może przeprowadzić demontaż starego modułu i montaż nowego. To możliwe jedynie w serwisie producenta urządzenia fiskalnego.
Po założeniu nowego modułu pamięci fiskalnej przeprowadza się również programowanie kasy i fiskalizację nowej pamięci. Procedura ta zgłaszana jest także do urzędu skarbowego.
Cała procedura wymiany pamięci fiskalnej ze względu na formalności związane z odczytem może trwać nawet kilkanaście dni, szczególnie w dzisiejszych czasach. Dlatego wygodniej i łatwiej jest kupić nowe urządzenie.
Kiedy nie można wymienić pamięci kasy fiskalnej?
Nie w każdej kasie fiskalnej można dokonać wymiany pamięci fiskalnej. Kiedy wymiana pamięci fiskalnej nie jest możliwa?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami nie ma już możliwości wymiany pamięci w kasie z papierowym zapisem kopii. Wynika to z faktu, że kasy są wycofane ze sprzedaży. Nadal pozostają jednak użytkowane w wielu firmach – wtedy można korzystać z nich aż do momentu pełnego wyeksploatowania lub zapełnienia pamięci fiskalnej.
Po dniu 31 sierpnia 2019 roku wymiana pamięci fiskalnej w kasach z papierowym zapisem kopii nie jest już możliwa. Po całkowitym zapełnieniu się pamięci lub uszkodzeniu kasy należy zakupić nowe urządzenie.
Wymiana pamięci fiskalnej – cena
Użytkownik kasy fiskalnej, w której zapełniła się pamięć fiskalna, zobowiązany jest do kupna nowej kasy lub ewentualnie wymiany pamięci fiskalnej na własny koszt.
Dla usługi jak kompleksowa wymiana pamięci fiskalnej cena wynosi najczęściej od 800 do 1000 złotych netto w zależności od wybranego serwisu i modelu urządzenia. Plus dochodzi koszt ponownej fiskalizacji.
Podsumowanie
Wymiana pamięci fiskalnej jest tylko o niewiele tańszą alternatywą dla zakupu nowej kasy po zapełnieniu się pamięci, jej awarii, uszkodzeniu lub zmianie NIP. Procedura prowadzona jest przez serwis kas fiskalnych i wymaga sporządzenia odpowiednich raportów i protokołów. Konieczne jest też powiadomienie urzędu skarbowego. Po wymianie pamięci kasa znów może służyć do rejestracji sprzedaży.
Pamiętajmy, jednak, że oprócz nowej pamięci fiskalnej pozostałe elementy mają swoje lata…
Artykuł powstał we współpracy ze sklepem Mico, oferującym szeroki wybór kas fiskalnych.
