Na co zwrócić uwagę, szukając miejsca do organizacji konferencji?

Miejsce, gdzie odbędzie się konferencja musi nie tylko dobrze wyglądać. Istotne są także inne kwestie, na które koniecznie należy zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniej sali.

Liczy się pierwsze wrażenie

Organizacja konferencji to nie jest proste zadanie. Wybierając salę nie wystarczy przejrzeć zdjęć w Sieci i dokonać rezerwacji telefonicznej. Konieczne jest odwiedzenie każdego miejsca i osobista ocena. Odpowiednia lokalizacja zachwyci od razu. Wystarczy pierwsze kilka minut, by przekonać się czy spełni ona wszystkie niezbędne wymagania. Po pierwsze należy ocenić, czy pomieści wszystkich zaproszonych gości. Czasami wystarczy niewielkie pomieszczenie do 50 osób, innym razem konieczna będzie obszerna sala, na której swobodnie będzie można ustawić 250 krzeseł.

Kwestie techniczne

Pięknie wyglądająca sala to nie wszystko. Spotkanie biznesowe nie może odbyć się bez wyposażenia technicznego. Najważniejszym z nich jest projektor i specjalny ekran. Dzięki nim osoby występujące podczas konferencji będą miały możliwość wyświetlenia prezentacji czy filmów. Ma to szczególne znaczenie, jeśli wydarzenie jest połączone ze szkoleniem. Warto dopytać właściciela obiektu także o wskaźnik laserowy i pilot pozwalający zmieniać slajdy z dowolnego miejsca na sali. W okresie letnim dobrze jest również upewnić się, czy w obiekcie znajduje się działająca klimatyzacja.

W czasie przerwy

Konferencje to nie tylko wykłady i rozmowy między przedstawicielami firm. Podczas tego typu spotkań warto zadbać o business lunch. W zależności od długości wydarzenia poczęstunkiem mogą być niewielkie przekąski lub pełny obiad. Szczególnie należy zadbać o osoby, które przyjechały z innych miast i po konferencji zostają w hotelu.

Przed ostatecznym wyborem sali dobrze jest zapoznać się z opiniami na jej temat. Komentarze mogą okazać się bardzo pomocne przy podejmowaniu decyzji. Najlepiej szukać ocen osób, które wcześniej same w danym miejscu organizowały konferencje. Warszawa to spore miasto, dlatego znalezienie w niej odpowiedniego miejsca na spotkanie biznesowe nie powinno sprawić organizatorom żadnego problemu.