Archiwa przedsiębiorstwa często pękają w szwach. Segregatory z dokumentami piętrzą się w szafach, oczekując na czas, w którym będą mogły zostać poddane utylizacji. Ich zbyt szybkie zniszczenie lub wyrzucenie może wiązać się z nałożeniem na przedsiębiorstwo sankcji finansowych; warto zweryfikować, jak długo powinny być przetrzymywane.
Dane osobowe: terminy wynikające z RODO
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych nie określa konkretnego terminu, do którego mogą być przechowywane dokumenty z danymi osobowymi. Mówi jednak o tym, że powinien zostać ograniczony do minimum. Dane osobowe osób fizycznych mogą być przetrzymywane wyłącznie przez ten okres, który jest wymagany do wypełnienia celu pobrania tychże danych. Należy jednak zwrócić uwagę także na rodzaj dokumentacji; dla niego bowiem często wskazany jest z kolei termin minimalny, o czym w dalszej części tekstu.
Dokumenty podatkowe i dokumentacja ZUS
W przypadku dokumentów takich jak PIT-y, deklaracje podatkowe, rachunki dotyczące skorzystania z ulgi podatkowej czy pocztowe bądź elektroniczne potwierdzenia muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął czas rozliczenia podatkowego. Wszelka dokumentacja pracownicza przekazywana do ZUS powinna być przetrzymywana przez 10 lat w przypadku osób zatrudnionych po 01.01.2019 r. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej – przez 50 lat, choć okres ten może zostać skrócony poprzez złożenie dodatkowych raportów informacyjnych.
Dowody zapłaty i umowy
Wszelkie dowody zapłaty, w tym za towary czy świadczone usługi (prąd, czynsz, abonamenty i tym podobne) powinny być przetrzymywane przez 3 lata ze względu na okres przedawnienia terminu płatności. Jednak w przypadku zakupu przedmiotów objętych gwarancją, okres przechowywania nie powinien być krótszy niż okres gwarancyjny, staną się bowiem dowodem zakupu w przypadku zgłoszenia reklamacji. W przypadku wszelkiego rodzaju umów o pełnienie usług (prowadzenie konta w banku, za media, umowy ratalne) należy trzymać tak długo, jak długi jest okres ich obowiązywania.
W organizacji dokumentacji wciąż wymagającej przetrzymywania doskonałym wsparciem okazują się klipsy archiwizacyjne. Sprawdzą się w przypadku przepełnienia posiadanych segregatorów, umożliwiając przechowywania w nim znacznie większej ilości dokumentów.
Artykuł sponsorowany
Dodaj komentarz