Dlaczego warto organizować telekonferencje?

0
98

Niezależnie od tego, w jakiej branży działa twoja firma, niezwykle istotna jest płynna komunikacja pomiędzy szefostwem, pracownikami, klientami oraz innymi osobami, takimi jak wspólnicy czy podwykonawcy. Bywa, że konieczne jest spotkanie się wszystkich tych osób. Zazwyczaj jest to dość problematyczne. Trudno ustalić odpowiedni termin, wiąże się to z koniecznością przygotowania sali oraz dojazdami sporej części osób. Na szczęście, nie musi tak być. Rozwiązaniem są telekonferencje.

Czym są telekonferencje?

Telekonferencje to rodzaj spotkań biznesowych, podczas których niektórzy z uczestników rozmowy nie znajdują się fizycznie w miejscu, w którym odbywa się spotkanie. Zamiast tego wykorzystują nowoczesne technologie po to, by móc uczestniczyć w rozmowie. Słyszymy nie tylko ich głos, ale również widzimy obraz. W tym celu wykorzystuje się Internet, połączenia VoIP oraz szereg urządzeń takich jak zestawy konferencyjne, komputery czy projektory. 

Spora oszczędność czasu

Decydując się na telekonferencję, możemy zaoszczędzić sporo czasu, a tym samym zwiększyć efektywność pracy osób, które zatrudniamy. Nie wyrywamy ich bowiem z obowiązków na długi okres czasu. Nie dość, że nie muszą oni martwić się o to, jak dojechać na miejsce spotkania, to dodatkowo same konferencje często trwają krócej, niż tradycyjne spotkania biznesowe. Wynika to z faktu, że telekonferencja wymaga od uczestników maksymalnego skupienia. Pozwala to więc skrócić czas prowadzenia rozmowy nawet o połowę.

Oszczędzasz również pieniądze

Telekonferencje są również sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy. Nie musimy bowiem zwracać uczestnikom za dojazd na spotkanie, zamawiać noclegu, czy też troszczyć się o poczęstunek w trakcie spotkania. Te błahe z pozoru wydatki potrafią generować naprawdę poważne sumy w perspektywie roku. Do tego stopnia, że koszt zakup odpowiednich sprzętów umożliwiających prowadzenie spotkania (takich jak np. zestaw konferencyjny) szybko się zwraca. 

Do telekonferencji trzeba odpowiednio się przygotować

Aby telekonferencja doszła do skutku, a przy tym pozwoliła na naprawdę swobodną wymianę zdań i opinii oraz przekazywanie informacji, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie sali. Najlepiej wybrać pomieszczenie, w którym żadna z postronnych osób nie będzie przeszkadzała uczestnikom. Poza tym, salę powinniśmy odpowiednio wyposażyć. Możemy co prawda korzystać z wideopołączenia za pomocą komputera, jednak w przypadku nieco większych grup takie rozwiązanie nie zawsze się sprawdza. Nie zapewnia bowiem dostatecznej jakości dźwięku i utrudnia rozmowę z osobami po drugiej stronie łącza.

O wiele lepiej sprawdzi się nowoczesny zestaw konferencyjny, który wyposażony jest w kierunkowe głośniki i mikrofony. W tym przypadku każdy uczestnik doskonale słyszy wypowiadane przez rozmówcę słowa, może również swobodnie brać udział w dyskusji. Co więcej, dobry zestaw konferencyjny zapewni nam nie tylko wysoką jakość obrazu i dźwięku, ale również ułatwi przesyłanie informacji, takich jak prezentacje czy treści dokumentów. Zatem wysokiej klasy zestaw konferencyjny to rozwiązanie, które warto rozważyć.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here